En digital kontrollplan

En kontrollplan kan innehålla rätt många olika kontrollpunkter. I den delen av projektet som hanterar byggfasen har vi tittat igenom vad som skulle vara en kontrollplan för vår prototyp.

För att kunna göra detta har vi tittat på saken på ett liknande sätt som när vi tittar på hela bygglovsprocessen fram till slutbesked. Det vill säga att vi har skalat bort allt som skulle kunna gå fel just för att få fram en kontrollplan som vi använder som exempel i vår prototyp.

Detta resulterade i en kontrollplan som innehåller ca 40 kontrollpunkter. En av de som deltog i arbetet påpekade att en del kontrollansvariga anser att 20 kontrollpunkter är lagom många och det blir inte svårt att hålla reda på dem. Denna uppskattning förutsatte ett analogt arbetssätt. Vi kom fram till att har man ett digitalt arbetssätt med kontrollplaner så borde det inte vara några problem att hålla reda på dubbelt så många kontrollpunkter då all information som kommer in och skapas redan är sorterad och organiserad.

/Fredrik Olsson
Ledare för arbetspaket ärendehantering byggfas

Att arbeta effektivt på distans

I vårt projekt ingår en mängd organisationer som aktivt arbetar i projektet. Detta kräver att vi har ett effektivt arbetssätt. Speciellt när det kommer till att lagra dokument och att kommunicera med varandra. Under arbetets gång har vi provat på en del olika lösningar och vi har tillslut landat i att kombinera en del tjänster i vårt arbete.

Den ena tjänsten är Sharepoint. Här lagrar vi all dokumentation inom projektet. Även arbetsdokument som flera projektdeltagare arbetar i samtidigt ligger här. Dokument för projektadministration, ekonomi samt styrgruppsprotokoll är organiserade via denna tjänst. Med andra ord är detta vår informationsdatabas i projektet. Exempelvis så hade det varit en omöjlighet att i arbetspaketet byggfas att bara mejla varandra. Versionshanteringen och organiseringen av dokumentationen hade varit kaosartad.

Trello är onlinetjänsten som vi använder för att organisera oss under arbetets gång. Här skapar vi och fördelar vi arbetsuppgifter, lägger in beställningar till olika grupper i projektet, organiserar event med mera.

Lync/”Skype för företag” är ett annat program som vi flitigt använder. Det blir alltid ett antal lync-möten per vecka. I arbetspaketet byggfas så har vi för stunden som standard att ha ett tvåtimmarsmöte var tredje vecka för att hålla alla i arbetspaketet uppdaterade.

För att arbeta så effektivt som möjligt så utvecklas våra arbetsmetoder efterhand. Vi i arbetspaketet byggfas blir bland annat bättre på att fördela arbetsuppgifter och mer effektivt hantera dessa tjänster.

/Fredrik Olsson