Att arbeta effektivt på distans

I vårt projekt ingår en mängd organisationer som aktivt arbetar i projektet. Detta kräver att vi har ett effektivt arbetssätt. Speciellt när det kommer till att lagra dokument och att kommunicera med varandra. Under arbetets gång har vi provat på en del olika lösningar och vi har tillslut landat i att kombinera en del tjänster i vårt arbete.

Den ena tjänsten är Sharepoint. Här lagrar vi all dokumentation inom projektet. Även arbetsdokument som flera projektdeltagare arbetar i samtidigt ligger här. Dokument för projektadministration, ekonomi samt styrgruppsprotokoll är organiserade via denna tjänst. Med andra ord är detta vår informationsdatabas i projektet. Exempelvis så hade det varit en omöjlighet att i arbetspaketet byggfas att bara mejla varandra. Versionshanteringen och organiseringen av dokumentationen hade varit kaosartad.

Trello är onlinetjänsten som vi använder för att organisera oss under arbetets gång. Här skapar vi och fördelar vi arbetsuppgifter, lägger in beställningar till olika grupper i projektet, organiserar event med mera.

Lync/”Skype för företag” är ett annat program som vi flitigt använder. Det blir alltid ett antal lync-möten per vecka. I arbetspaketet byggfas så har vi för stunden som standard att ha ett tvåtimmarsmöte var tredje vecka för att hålla alla i arbetspaketet uppdaterade.

För att arbeta så effektivt som möjligt så utvecklas våra arbetsmetoder efterhand. Vi i arbetspaketet byggfas blir bland annat bättre på att fördela arbetsuppgifter och mer effektivt hantera dessa tjänster.

/Fredrik Olsson

 

Från dröm till inflyttning

För att skapa något som låter otroligt enkelt – men inte är fullt så enkelt, så har vi just nu startat en testmiljö i Höganäs kommun. Där är några av Får Jag Lovs systemleverantörer med och utvecklar framtidens kundanpassade bygglovsprocess, från idé till inflyttning.

På bilden syns vad vi bland annat jobbar med just nu i Får Jag Lov?, väldigt förenklat. Det är möjligt att se hur alla bestämmelser som gäller på platsen tillsammans med ditt drömhus. Genom att få rätt information  om vilka regler som gäller tillsammans med t ex placering, storlek eller höjd på ditt hus guidas du rätt.

I början på projektet för snart två år sedan satt vi som är med i Får Jag Lov? och brainstormade, diskuterade och drömde. På samma sätt ska den som går med byggdrömmar kunna planera och testa sina drömmar innan de tar steget och går vidare i sitt projekt med arkitekt, byggherrar eller husföretag. Det ska vara lätt att veta hur stort man kan drömma för att slippa ett för hårt uppvaknande, alltför sent i bygglovsprocessen.

Därför tar Får Jag Lov? bland annat fram en sandlåda där alla kan sitta och testa sig fram. Beroende på vad hen vill göra ska det matchas direkt i Sandlådan och ge svar på vad som är tillåtet att bygga. Användaren får en bild av vad och hur det är möjligt att bygga i harmoni med gällande bestämmelser.

När sökande är nöjd och har fått rätt förutsättningar kan hen skicka in sin ansökan och all data följer med vidare in i bygglovsprocessen. På andra sidan väggen i kommunhuset sitter en bygglovshandläggare som faktiskt har fått hjälp av sökande att granska ärendet mot gällande bestämmelser. Genom aktiva val har den sökande också haft möjlighet att indirekt styra sitt ärende mot en snabbare och i vissa fall automatisk hantering, eller om så önskas ta vägen via en byggnadsnämnd. Och så fortsätter det under byggandet av drömhuset och arkivering av alla ritningar.

 

/Johan Lingebrant

 

 

 

Från lappar till processmodell

Processmodell som visar idéfasen för vår första prototyp.

Första veckan i september träffades ett gäng i Höganäs för att hålla ett hackaton. Det blev inte ett hack i traditionell mening eftersom vi inte tog fram en färdig tjänst men vi kom en bit på väg.

Vi bestämde oss för att FJL:s första prototyp ska vara

Resultatet från Höganäs-övningen blev en serie ”steg-för-steg” där vi bröt ner processen för att för var del beskriva steget i fråga:

Fortsätt läsa Från lappar till processmodell